こんにちは。総務経理部の稲垣です。

さて、今月のイチオシは、『AIを使った受注、検収確認の見直し』です。
これは、あるお客様の例です。1か月に約３００種類を超えるご注文をくださいます。いつもありがとうございます。
そして、締め日が過ぎると、納品書一覧が届きます。

こんな細かい字でのPDFの一覧です。繁忙期には700部品！その時はA4用紙にして24枚でした。
お客様の納品合計金額と弊社の合計金額と合わない場合は、一部品部品つ照合していき間違いを見つけていました。

照らし合わせるのに表計算ソフトに入力します。
上の画像のような一覧表をつくるのに、何時間かけていたと思います？
まず、お客様から届く納品書一覧を見て項目を手入力します。
ご注文履歴は受注システムより抽出。
　左　お客様の納品一覧（手入力）と　右　弊社システムの情報　を並べて照合を開始します。
本来、数量と金額の確認だけで済む確認作業が、手入力をするせいで入力間違いの確認まで必要になってしまうわけです！！
数百円の差、1部品の登録を見つけるのに
なんと！！７時間かけて検収確認を行っていました。

そもそも検収確認なんてあるのがオカシイわけです。
検収作業をなくそう！ということで私たちは、受注登録から作業方法を見直しました。

実は、受注システムでも何百部品の図番や数量、材質などの情報を手入力で登録していたんです。
これは、間違えないわけがないですよ！
更に受注登録では、登録作業に 1部品85秒 かかっていたんですよ！
多いときの700部品/月だと、16.5時間/月ですよ！！

手入力の作業を無くす。これがミッションです！
・お客様からのご注文もPDFでいただいていて、フォーマットが整っている
・わが社の受注システムでCSVが取り込める
この2点を考慮して・・・「お願い！Gemini先生！！」

そして、Geminiにご注文書のCSVファイルをドラッグアンドドロップ。
作業指示は明確に！

今度は、このCSVを受注システムに取り込みます。

無事に読み込め、履歴データとも認証してくれたので成功です。

この作業の流れで受注登録を進めると、1部品85秒　→→→　1部品15秒　で登録できるようになりました！
月平均で400部品の登録がありますので、約8時間の削減に繋がりました。

検収確認も同じ手順で納品書一覧のPDFをAIでCSVにしてもらい、表計算ソフトに貼りつけて照合します。

手入力が無くなったおかげで 7時間かかっていた検収確認が、1時間で完了と6時間の削減です。
受注業務と合わせると、14時間の削減です！！　ミッションクリアーーー＼(^o^)／
そして！先月は合計金額が合致しており、検収照合時間は 0時間 という素晴らしい結果になりました。

今回は、検収確認の時間削減から始まりましたが、その原因を追究することで、受注業務の見直しができ手入力作業をなくすことができたことが
大幅な時間短縮に繋がりました。
AIは便利ですが、完璧ではなくチェックは必要です。決して使われることなく、どう使うのが便利かを考えたいですね。

それでは来月もお楽しみに～