「メール対応を“見える化”しました」
〜メールのタグ活用で、対応漏れゼロへ〜

翔南産業では、レーザー加工のお見積り・ご注文・お問い合わせを
日々、メールやFAXで多数いただいております。
いつもありがとうございます。

一方で、件数が増えるにつれこのメールはもう対応済み？
確認待ちだったかな？
これから対応する案件はどれ？と、担当者間での把握が難しくなる場面がありました。

【beforeのタグの色分け】

以前は「誰が」「何をした」という振り分けでした。
タグごとに色分けをしていて、
新着メールの画面を見ると、色がありすぎて覚えきれず、タグの文言を読み取ることが必要でした。
カラフルすぎて把握もしにくく、確認漏れのミスも発生していました。

そこで今回、メール管理の方法を見直す改善を行いました。

「メールの「タグ」を3色に統一」
タグ（ラベル）を色分けし、案件の状態を一目で分かるようにしました。

【実際のメールタグ画像】

赤：未対応・これから対応
　　→受信したばかりの見積依頼
　　→新規のお問い合わせ
　　→受注作業していない案件
→ これから対応する案件がすぐ分かります。

黄：確認・仕掛かり中
　　→内容確認中
　　→図面・仕様の確認待ち
　　→社内・仕入先への確認中
→ 作業途中・返答待ちの状態です。

緑：対応完了
　　→見積提出済み
　　→受注処理完了
　　→ご回答済み
→ この案件は完了、もう対応は不要です。

「改善の効果」

この色分けを導入したことで、対応状況が一瞬で分かる担当者が変わっても状況を共有しやすい、
対応漏れ・二重対応の防止、お客様への回答スピード向上といった効果が出ています。

「今どこまで進んでいるか」を
感覚ではなく、見た目でパッと把握できるようになったのが大きなポイントです。
赤いタグが多いと「やらないと！！」って気合が入ったり
夕方に、緑のタグが増えるとちょっとホッとしたり
黄色は引継ぎや情報共有が必要でより注意が必要だったり　と
3色だと意識も共有しやすいです。

こうした小さな改善の積み重ねが、
より正確で、よりスピーディーな対応につながると考えています。

今後も、お客様に安心してご依頼いただけるよう
業務の見直し・改善を続けてまいります。

引き続き、どうぞよろしくお願いいたします。